FlexXpallet slaat pallets op voor bedrijven. Daarvoor hebben we een beperkt aantal gegevens nodig. In deze privacyverklaring staat welke gegevens we verwerken, waarom, op welke grondslag, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We houden ons daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?
FlexXpallet B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring. We hebben geen functionaris gegevensbescherming; dat is voor ons niet verplicht. Voor vragen over je gegevens kun je ons rechtstreeks bereiken.
| Handelsnaam | FlexXpallet B.V. |
|---|---|
| Rechtsvorm | Besloten vennootschap |
| Vestigingsadres | Staalsteden 25, 7547 TA Enschede |
| Telefoon / WhatsApp | +31 6 43 60 94 90 |
| info@flexxpallet.nl | |
| KvK | 42126510 |
| Btw-nummer | NL869844611B01 |
2. Welke persoonsgegevens verwerken we?
Offerte- en contactaanvragen
Naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer, wanneer je bereikbaar bent en wat je zelf invult over je opslagvraag: aantal pallets, periode, type goederen en gewenste diensten.
Klanten en opdrachten
Gegevens van de contactpersonen van een klant, de gemaakte afspraken, tarieven, zendingen, orders en facturen.
Online akkoord op een offerte
Ga je via de link in een offerte online akkoord, dan leggen we vast: je naam, je functie, het tijdstip, je IP-adres, de browser en de versie van de algemene voorwaarden waarmee je akkoord ging. Zo kunnen we later aantonen dat de overeenkomst is gesloten.
Voorraadportaal
Je inlognaam, een versleuteld wachtwoord, de zendingen en voorraad van je bedrijf en een logboek van wat er in het portaal gebeurt (wie wat wanneer deed).
Contact via telefoon, e-mail of WhatsApp
Je nummer of e-mailadres en de inhoud van je bericht.
Technische gegevens van de website
Bij elk bezoek legt de server technische gegevens vast, zoals je IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina. Die gebruiken we alleen voor de beveiliging en om storingen op te lossen.
Bezoekersstatistieken
We meten anoniem hoe de website wordt gebruikt, met Vercel Web Analytics: welke pagina's worden bekeken, via welke site of zoekmachine bezoekers binnenkomen, uit welk land, en met wat voor apparaat en browser. Daarvoor plaatsen we geen cookies en slaan we niets op je apparaat op. Om bezoeken te kunnen tellen maakt Vercel uit je verzoek een code die na een dag vervalt. Je IP-adres wordt daarvoor niet bewaard en de cijfers zijn niet tot jou te herleiden.
We vragen nooit meer dan nodig. Bijzondere persoonsgegevens leggen we niet vast en we doen niet aan profilering of geautomatiseerde besluitvorming.
Je bent niet verplicht ons gegevens te geven. Zonder naam en contactgegevens kunnen we je aanvraag alleen niet beantwoorden, en zonder de gegevens uit de overeenkomst kunnen we de opslag niet uitvoeren.
3. Waarom verwerken we je gegevens en op welke grondslag?
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Je aanvraag beantwoorden en een offerte op maat maken | Stappen op jouw verzoek voor een overeenkomst |
| De opslag uitvoeren, je toegang geven tot het portaal en factureren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Aantonen dat je online akkoord ging met een offerte | Gerechtvaardigd belang: bewijs van de overeenkomst |
| Onze administratie bewaren | Wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht) |
| De site en het portaal beveiligen en misbruik tegengaan | Gerechtvaardigd belang: veilige dienstverlening |
| Bijhouden hoe de website wordt gebruikt, zodat we hem kunnen verbeteren | Gerechtvaardigd belang: de site verbeteren met anonieme cijfers |
4. Cookies en tracking
Deze website plaatst geen tracking-, statistiek- of advertentiecookies. Daarom zie je ook geen cookiemelding. De bezoekersstatistieken (zie hoofdstuk 2) werken zonder cookies en zonder iets op je apparaat op te slaan. Het voorraadportaal gebruikt een functionele cookie om je ingelogd te houden; zonder die cookie werkt inloggen niet. De website kan in je browser een weergavevoorkeur onthouden, die gaat niet naar ons toe.
5. Met wie delen we je gegevens?
Alleen met partijen die ons helpen de dienst te leveren, en alleen voor dat doel. We verkopen nooit gegevens.
| Partij | Waarvoor |
|---|---|
| Vercel | Hosting van de website, verwerking van de formulieren en de anonieme bezoekersstatistieken |
| Just in Case Agency | Bouw en beheer van de website en het portaal, en de mailserver die de formulieren verstuurt |
| Hetzner | De server waarop het voorraadportaal draait, in de Europese Unie |
| Microsoft | Onze e-mail (Microsoft 365) |
| WhatsApp (Meta) | Alleen als je ons zelf via WhatsApp benadert |
| Accountant en boekhoudpakket | Onze administratie en de wettelijke bewaarplicht |
We geven gegevens ook door als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Vercel, Microsoft en Meta zijn Amerikaanse bedrijven. Daardoor kunnen gegevens buiten de EER worden verwerkt. Dat gebeurt onder het EU-VS-gegevensprivacykader of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Het voorraadportaal blijft binnen de Europese Unie.
7. Hoe lang bewaren we je gegevens?
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Aanvraag zonder vervolg | Tot twaalf maanden na het laatste contact |
| Klantgegevens, overeenkomsten en facturen | Zeven jaar, de wettelijke bewaartermijn |
| Bewijs van een online akkoord | Zolang de overeenkomst loopt en daarna zeven jaar, samen met de administratie |
| Portaalaccount | Zolang je klant bent, daarna verwijderen we het |
| Technische gegevens van de website | Kort, alleen zolang nodig voor beveiliging en storingen |
| Bezoekersstatistieken | De code waarmee een bezoek wordt geteld vervalt na een dag; de cijfers zelf zijn anoniem |
8. Hoe beveiligen we je gegevens?
De website en het portaal werken alleen over een beveiligde verbinding (https). Wachtwoorden slaan we versleuteld op en toegang tot klantgegevens is beperkt tot de mensen die ermee werken. Merk je iets dat niet klopt, meld het dan direct via info@flexxpallet.nl.
9. Jouw rechten
Je mag opvragen welke gegevens we van je hebben, ze laten corrigeren of verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken en je gegevens in een leesbaar bestand opvragen. Stuur een bericht naar info@flexxpallet.nl. We kunnen je vragen te laten zien dat het om jouw gegevens gaat. Je hoort binnen een maand van ons, meestal veel eerder.
10. Klacht indienen
Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
11. Wijzigingen
Verandert de manier waarop we met gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan en zetten we de nieuwe versie en datum bovenaan.